Asset Management gerelateerde vragen.

 “Met Asset Management gaan we alles anders doen en besparen we veel geld binnen de onderhoudsafdeling”

Dit is natuurlijk niet waar, maar wordt toch vaak gehoord. Waarom eigenlijk? Dit is denk ik het gevolg van een aantal ontwikkelingen:

  • Het modewoord voor “kwalitatief” beheer in Onderhoudsland is op dit moment Asset Management (verder AM).
  • De definitie en ook de invulling daarvan in de norm is erg abstract, waardoor er veel onder kan worden geschaard.
  • De commerciële waarde van de term AM wordt steeds hoger. Het is een soort toverwoord om je onderhoudsdiensten en -producten te verkopen. Daarmee is het, helaas ook een container begrip geworden waardoor opdrachtgevers door het bomen het bos niet meer zien.
  • Stakeholders oefenen druk uit op beheer- en onderhoudsorganisaties, omdat ze verwachten dat hun belangen beter gediend worden door de invoering van AM.
  • Natuurlijk wordt ook AM steeds meer gewaardeerd voor de meerwaarde dat het brengt. En terecht!

Wat is er fout aan dit statement:

  1. Het AM volgens ISO55000 heeft niet tot primaire doel om kosten te besparen, maar wel om het rendement van elke geïnvesteerde onderhoudseuro te verhogen en daarbij bewustere (proactieve) keuzes te maken. Dit zal leiden tot een hogere efficiency, effectiviteit en continuïteit van het managen van assets (betrouwbaarder, beschikbaarder afgestemd op de operatiebehoefte). Door daarbij bewuste keuzes te maken kan dit leiden tot een lager onderhoudsbudget voor een specifieke asset, assetsysteem of een asset portfolio, maar dit hoeft natuurlijk niet.
  2. Het statement suggereert dat AM het “dingetje” van de onderhoudsafdeling is. Inmiddels weten we dat niets minder waar is en AM ingebed moet worden in de gehele organisatie om echt effectief te zijn. Succes wordt pas echt bereikt als het topmanagement AM uitdraagt en alle betrokken partijen hier niet alleen in meegaan, maar daarbij ook de samenwerking wordt gezocht aangezien we een gezamenlijk belang hebben (of creëren).
  3. Natuurlijk gaan we alles niet anders doen. Laten we niet vergeten dat risico gestuurd onderhoud, continu verbeteren en andere “AM-methoden en -instrumenten” niet nieuw zijn. Vaak zijn we daarin al (on)bewust bekwaam in ons dagelijks handelen (ook al zien we het grote plaatje niet direct).

Wat is Asset Management?

Asset Management (AM) is een beleidskader voor het optimaliseren van het bedrijfsrendement door een efficiënt beheer van bedrijfsmiddelen en haar organisatie, volgens de internationale norm ISO55000. Helaas wordt de term te pas en te onpas gebruikt door verschillende instanties. Het is zeker geen softwarepakket die je moet vullen, hoewel dit natuurlijk wel een uitstekende ondersteuning van het AM-proces kan bieden.

Daarnaast kent ook de financiële wereld asset management; Asset Management of Vermogensbeheer is de algemene term voor het professioneel beheren van een portefeuille van een groep financiële assets, zoals aandelen, obligaties of kas (vermogen van particulieren en instituten), dat gericht is op het realiseren van een optimaal beleggingsresultaat. Daarmee heeft dit een grote overeenkomst met AM bij het beheer van bedrijfsmiddelen. Ook daar wil je het waarde rendement (uit bedrijfsmiddelen) maximaliseren, rekening houdend met de bijbehorende risico’s.

Wat is een Asset?

Een asset is iets dat waarde voor een organisatie heeft. Wat deze waarde is, en welke vorm deze waarde heeft, is afhankelijk van de organisatie en haar stakeholders. Voorbeelden van fysieke assets zijn: een installatie, machines, voertuigen, infrastructuur, kunstwerken, gebouwen, etc. Voorbeelden van niet tastbare assets zijn patenten, auteursrechten, licenties, “Good Will”, etc.

Wat is een Assetsysteem?

Hiervoor is er geen eenduidige definitie en dit verschilt per bedrijf. In het algemeen geldt dat een Asset systeem een groep van assets is die gezamenlijk een specifieke dienst of product leveren (en vaak op een specifieke locatie). Voorbeeld is het waterzuivering systeem (Waterschap) die als specifiek doel het zuiveren van water heeft en bestaat uit de assets filters, pompen, bassins, e.d.

Wat is een Asset Portfolio?

Ook hiervoor is geen eenduidige definitie. In het algemeen is dit een groep van assetsystemen waarvan de diensten/producten een specifiek strategisch doel dienen. Voorbeeld is de groep asset(systemen) die zorgt voor “Schoon water” (Waterschap) zoals waterzuiveringen, transportleidingen, gemalen, opslag bassins, e.d.

Wat is het Asset Managementsysteem?

Om goed Asset Management (AM) uit te kunnen voeren is een asset managementsysteem nodig. Dit systeem geeft structuur aan alle elementen (processen, activiteiten en data) van AM. In de norm ISO55000 is weergegeven wat de elementen (paragraven van de norm) en verbanden van een goed asset managementsysteem zouden moeten zijn.

Wat zijn de basisprincipes van Asset Management?

Asset Management heeft de volgende basisprincipes:

  • Het beheer en onderhoud is gebaseerd op risicobeheersing en draagt bij aan het behalen van strategische doelen door het opzetten en bewaken van het zogenaamde Alignement van doelen, strategie en beleid.
  • Telkens wordt niet een afzonderlijke fase, maar de totale levensduur van een bedrijfsmiddel beschouwd.
  • Besluitvorming op basis van een optimale mix van kosten, risico en prestatie (te behalen voordelen).
  • Door het inrichten van continu verbeteren, blijven we verbeteren.
  • Aantoonbaar goed en consistent beheer.

Wat wordt bedoeld met “Goed Asset Management”?

Deze term wordt vaak gebruikt binnen het praktisch toepassen van AM. Met “goed” wordt bedoeld dat geïmplementeerde en geborgde elementen van AM zijn afgestemd op een kosteneffectieve invulling van de behoefte van het bedrijf. De inspanning en/of investering moet passen bij de te behalen “voordelen”.

Wat is alignment of line of sight?

Als de medewerkers op de werkvloer weten welke activiteiten (en trainingen) bijdragen aan het realiseren van specifieke strategische doelen is er consistentie tussen het Strategische bedrijfsplan, de SAMP, de AMP’s, de onderhoud- & inspectie programma’s en opleidingsplannen. Deze documenten op verschillende beheerniveaus zijn dus “in lijn” met elkaar. Dit geldt voor de AM-aspecten: Prestatie, Kosten en Risico.

Wat is de levenscyclus van een asset?

Kortweg gezegd zijn dit alle fasen vanuit een behoefte (voor een dienst of product) tot het afstoten van een specifieke asset of assetsysteem of in het Engels “Lust to Dust”. Anders gezegd: Onderzoeksfase, Creatiefase (ontwerp/bouw of koop/huur), Gebruiksfase met daaraan parallel de Onderhoudsfase en de Afstootfase. De realiteit is dat het eind van een levensduur bepaald wordt op basis van verschillende factoren en ook verschillende vormen heeft.

Einde levensduur factoren zijn o.a. dat de asset: is technisch op, kan niet meer onderhouden worden, is overbodig (de dienst/product wordt niet meer gevraagd), kan niet meer onderhouden worden (geen reserveonderdelen, service of kennis bij leverancier), is niet meer rendabel (kosten voor onderhoud en operatie zijn te hoog), etc.

Einde levensduur vormen: slopen, verkopen (=nieuwe levenscyclus voor nieuwe eigenaar), renovatie, hergebruik in een andere functie, etc.

Wat is een Strategisch Asset Managementplan of SAMP?

In een SAMP zal de organisatie haar Bedrijfsplan (Strategische doelen, strategie en beleid) vertalen naar doelen, strategie en beleid voor het Asset Managementsysteem. Dit document is richtinggevend met een lange termijn focus en is de verantwoordelijkheid van het zogenaamde “Topmanagement”. Het bevat onder andere:

  • SMART en geprioriteerde AM-doelen en -strategie, waarin de behoeftes van de stakeholders zijn meegenomen.
  • Hoe de AM-risico’s worden gemanaged.
  • Benodigde resources op strategisch niveau.
  • De wijze waarop de organisatie aantoont te voldoen aan wet- en regelgeving.
  • De doelen en activiteiten in het kader van continu verbeteren.
  • De wijze waarop de SAMP wordt gecommuniceerd, geïmplementeerd, geëvalueerd, geactualiseerd en gedocumenteerd.

Het SAMP heeft een focus op de levenscycli van asset(systemen), geoptimaliseerde afweging van kosten/risico’s/prestaties, alignment en continu verbeteren.

Overigens is de naam niet geheel correct omdat dit document eigenlijk geen plan is. Zie ook AMP.

Wat is een Asset Managementplan of AMP?

In een Asset Managementplan wordt het SAMP verder vertaalt naar doelstellingen, strategie en beleid voor Asset groepen of -systemen. Dit is wel een echt “Plan” omdat hierbij activiteiten worden gepland en middelen en mensen worden toegewezen aan deze activiteiten.

Indialiter wordt deze ontwikkeld zowel Top Down (behoefte vanuit het SAMP) en Bottom Up (realiteit check). Het AMP resulteert uiteindelijk in, onder andere, een Vervangings- en Onderhoudsplan (inclusief de financiële paragraaf) voor de middellange termijn met een gedetailleerde focus op het eerst volgende planjaar.

Het AMP in deze vorm kan niet los worden gezien van andere gerelateerde plannen zoals, Financieelplan (hoe gaan we het AMP financieren), HR-managementplan (welke kennis, competentie en ervaring is nodig), Informatie managementplan, Productieplan (hoe worden de assets gebruikt), e.d.

Wat wordt bedoeld met Asset Prestatie?

Een asset prestatie in commerciële bedrijven is meestal een concrete productie per tijdsperiode. Hierin worden de gevolgen van storingen of incidenten (downtime) verrekend. Dit kunnen zijn m³, liters, stuks, kW’s, enz. per maand, kwartaal of jaar. Eventueel kan dit ook worden uitgedrukt in een tijdseenheid dat een dienst niet (volledig) beschikbaar is zoals vertragingsminuten bij het de trein of het aantal minuten dat stroom niet beschikbaar is.

Voor overheden of semi-overheden is dit vaak minder concreet en zal gekeken moeten worden naar de te bereiken meerwaarde voor de Maatschappij of het Milieu.

Wat wordt bedoeld met een Asset Management prestatie?

De Asset Management prestatie heeft betrekking op hoe efficiënt en effectief de beheerorganisatie zelf werkt en presteert. Dit kan op verschillende manieren gedefinieerd en gemeten worden. Voorbeelden zijn mensuren per geproduceerde eenheid, responstijd (of zelfs reparatietijd) bij storingen, onderhoudskosten per geproduceerde eenheid, bijna-ongevallen, voorraadkosten, gerealiseerde onderhoudsactiviteiten,enz.

Ook wordt wel eens de factor Overall Equipment Efficiency (OEE) bij productiebedrijven gebruikt. Dit is een percentage gebaseerd op Beschikbaarheid, Productie (mate van gebruik van de beschikbare tijd) en Kwaliteit (goedgekeurde eindproducten).

PAS55 vs. ISO55000?

De PAS55 norm of Public Available Standard No. 55 is de voorloper van de ISO55000 norm en is ontwikkeld door het IAM en uitgegeven door het BSI (British Standards Institution). PAS55 is voor het eerst uitgegeven in 2004 en kreeg in 2008 een belangrijke update. In 2014 is deze tot internationale norm verheven en vervangen door de ISO55000 serie. De PAS55 is formeel door BSI ingetrokken (2015), maar momenteel nog steeds bruikbaar, vanwege een meer praktische detaillering. Certificeren van een bedrijf volgens PAS55 ligt echter niet voor de hand.

Verschil tussen PAS55 en ISO55000?

De PAS55 en de ISO55000 normering zijn grotendeels gelijk, al is de ISO op een hoger abstractieniveau geschreven passend in de familie van Managementnormen binnen ISO. Zodoende is deze breder toepasbaar. PAS55 heeft meer detaillering en kan nog steeds gebruikt worden als er rekening wordt gehouden met enkele verschillen t.o.v. de ISO55000. De belangrijkste verschillen zijn:

  • Voor risicomanagement wordt binnen ISO55000 grotendeels verwezen naar de norm ISO31000 Risicomanagement.
  •  Assessors die bedrijven certificeren o.b.v. ISO55000 moeten voldoen aan ISO17021-5.
  • ISO55000 heeft meer focus op aantoonbare leiderschap en AM-bewustwording van medewerkers op verschillende beheerniveaus.
  • ISO55000 heeft meer focus op de relatie met financieel management en strategische planning.
  • De belangen van de stakeholders zijn duidelijker geborgd in ISO55000.
  • Binnen ISO55000 wordt er niet alleen gefocust op tastbare (fysieke assets) maar ook op niet tastbare assets zoals “Good Will”, imago, patenten, licenties, e.d.

PAS55 heeft meer gedetailleerde eisen per AM-aspect. De bijbehorende PAM-tool (Performance Asset Management assessment) heeft 121 vragen, verdeeld over de verschillende paragraven van de norm.

Samenhang ISO55000, 55001 en 55002?

  • ISO55000 beschrijft de principes van Asset Management en het belang en de toegevoegde waarde ervan voor een organisatie. Ook geeft ISO55000 de termen en definities.
  • ISO55001 beschrijft de eisen voor een assetmanagementsysteem en kan worden gebruikt als basis voor certificatie.
  • ISO55002 geeft richtlijnen voor de toepassing van ISO55001 en helpt bij de implementatie ervan.

ISO9001, ISO14001 en ISO55000?

Dit zijn respectievelijk de normen voor Kwaliteit-, Milieu en Asset Management binnen een bedrijf. Het betreffen allemaal normen voor managementsystemen, binnen ISO, wat inhoud dat zij betrekking hebben op de volledige organisatie van een bedrijf (volgens aangegeven scope). Deze normen hebben daardoor een grote overlap hoewel hun focus op verschillende aspecten ligt. Ze zijn allen gebaseerd op risicomanagement volgens ISO31000. Daardoor moeten dit soort systemen in elkaar geïntegreerd worden en zeker niet parallel aan elkaar worden opgezet.

Wat is het Institute of Asset Management (IAM)?

Het IAM is een internationale non-profit beroepsorganisatie die zich inzetvoor het bevorderen van de kennis en kunde in Asset Management, onder professionals over de hele wereld. Zij zetelt in Bristol (UK) en is initiatiefnemer van PAS55 en heeft een grote bijdrage geleverd aan de totstandkoming van en het continue verbetering van ISO55000 normering. [https://theiam.org/]

Wat is een IAM endorsement?

Endorsement door het IAM is een erkenning van het IAM dat jij of jouw bedrijf voldoet aan de richtlijnen die de IAM daaraan stelt. Deze wordt gegeven voor een trainer (de trainer en zijn bedrijf), de cursus, de examenlocatie en de auditeur/ assessor van AM-systemen. Na de toegekende endorsement mag je de betreffende IAM-logo’s gebruiken. Dit houdt onder andere in dat het betreffende bedrijf voldoet aan de IAM kwaliteits- en integriteitseisen alsmede dat er bij geschillen kan worden geëscaleerd naar het IAM.

Wat heb ik, persoonlijk, aan een IAM-Certificate of -Diploma?

Beide zijn door het IAM erkende kwalificaties en worden internationaal gewaardeerd, omdat het IAM de autoriteit is op het gebied van Asset Management. Beide kwalificaties garanderen een niveau van Asset Management kennis met een internationale erkenning.

Gaan we met Asset Management het totaal anders doen?

Nee, natuurlijk niet. Asset Management (AM) activiteiten en instrumenten/methodieken zijn niet compleet nieuw, Onbewust doe je waarschijnlijk al meer dan je denkt. Activiteiten (en frequenties) op basis van “onderbuikgevoel” zijn gebaseerd op jaren van ervaring met het gedrag en risico van assets en daarmee doe je aan risico gebaseerd onderhoud.

De integrale benadering, alignement van doelen met activiteiten en levenscyclus benadering zullen echter zorgen voor een nieuwe prioritering en focus op de langere termijn.

Is Asset Management alleen voor de onderhoudsafdeling?

Nee, zeker niet aangezien de belangrijkste principes van AM alleen geborgd kunnen worden als het gehele bedrijf dit adopteert en daarna handelt. Zonder de deelname van afdelingen als Inkoop, Contractmanagement, Projectmanagement, HR, Operatie, Magazijnbeheer en getoonde leiderschap (en support) van topmanagement zal AM zeer beperkt renderen.

Hoe snel ben ik, als bedrijf, op certificatie niveau?

Dit is natuurlijk afhankelijk van het startpunt van de organisatie, maar het is zeker geen traject wat je binnen een jaartje wel op orde hebt. Ervaring leert dat dergelijke verandertrajecten tussen de 5 en 10 jaar duren om op Certificatie niveau te komen. Vergeet niet dat tijdens de verandering het operationele proces nog steeds door gaat.

Overigens houd de “reis” van de organisatie niet op na het bereiken van het Certificatie niveau. De organisatie zal zich daarna constant verbeteren vanwege het continu verbeter principe dat ook binnen AM cruciaal is.

Is certificatie van mijn bedrijf het eindpunt (of doel)?

Asset Management (AM) is een reis om als organisatie te blijven verbeteren. Het is geen eenmalige actie, maar een duurzaam ingebed beleidskader dat in de DNA van de organisatie en haar medewerkers moet zijn geborgd. Certificatie niveau is ook slechts het minimaal noodzakelijke niveau om goed Asset Management te hebben geïmplementeerd. Daarna zal de organisatie continu bezig zijn om de AM-processen en prestaties efficiënter en effectiever te maken door continu verbeteren.

Moet ik daarvoor mijn organisatie aanpassen?

Nee, dat hoeft niet. De norm eist dat beslist niet en er is ook een valkuil om de introductie van Asset Management (AM) te combineren met een reorganisatie. Dit zijn twee veranderingen tegelijk waardoor AM een extra zware lading (met mogelijke weerstand) krijgt bij uw werknemers.

Wel moet je jezelf afvragen of de huidige organisatie silo- of eilandvorming in de hand werkt of niet. Asset Management vraagt,net als kwaliteits- of milieumanagement een totaal benadering met geïntegreerde processen (en belangen) die uiteindelijk bijdragen aan het realiseren van de strategische bedrijfsdoelen.

Zijn de AM-rollen formele functies en welke competenties hebben deze?

De belangrijkste AM-rollen (Asset owner, Asset manager, Asset user en Serviceprovider) zijn geen directe eisen vanuit de norm, maar worden wel indirect onderscheiden en algemeen gehanteerd. Het zet verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk neer. Dit zijn functionele rollen en niet noodzakelijkerwijze hiërarchische functies. Een rol kan worden vervuld door meerdere personen/functies zowel intern, extern of een combinatie daarvan.

Voorbeelden zijn:

De Asset manager rol kan worden vervuld door een teamleider/-manager met beheerders en maintenance engineers. Een Serviceprovider kan een combinatie zijn van een interne uitvoerder, ondersteunt door eigen supervisors en een externe uitvoerder (aannemer). De asset owner is een gedelegeerde rol die de belangen van de juridisch eigenaar behartigd en hangt vaak direct onder de Directie.

AM Rol Focus niveau Focus termijn Verantwoordelijk Documenten
Asset owner Asset Portfolio 3 -30 jaar AM-doelen, strategie, beleid

Lifecyclecosts en rendement

Lange termijn budget TOTEX

Stakeholdermanagement

SAMP

LTAP

Riskregister

Rendement

Asset manager Asset Systeem 1-5 jaar AM-plan (tijd en middelen)

Onderhoudsstrategie

Assetsysteem prestaties

Korte- en mid.termijn budget

Contractvorming

AMP

MTAP

Assetregister

Bal. Scorecard

Service provider Assets < 1 jaar Uitvoeringstrategie

Asset prestatie

Toewijzen mens & middelen

Supply- c.q. Contractmanagement

Monitoring & Inspectie

Supervisie bij uitvoer

Uitvoerplan

Planning <1 jaar

Werkpakketten

Assetconditie

Factuurafhandeling

Asset user Asset (systeem) < 1 jaar Productie/gebruik

Toewijzen mens & middelen

Productieplan

Productkwaliteit

 

Het is echter niet te adviseren om rollen te combineren in één persoon/functie vanwege het verschil in verantwoordelijkheid en focus op tijdsperiode.

Voor het vaststellen van de benodigde competenties van deze rollen en meer heeft het IAM een publicatie opgesteld: The Competence Framework deel 1 en 2.